آشنایی با روال ارجاع کار به صنوف مختلف هم برای مشتری و هم برای ارائه دهنده کالا یا خدمات مفید است. مشتری می‌تواند از این طریق ضمن صرفه‌جویی در هزینه و زمان از خدمات بهتری بهره‌مند شود. از سوی دیگر، در صورت آگاه بودن مشتری، ارائه کننده کالا یا خدمات نیز مجبور نمی‌شود فرصت زیادی را به توجیه کردن مشتری در خصوص نحوه انجام کار اختصاص دهد. همچنین، از آنجا که مشتری دقیقاً می‌داند چه نوع کالا یا خدماتی مد نظرش است، از دوباره‌کاری و ضرر و زیان طرفین جلوگیری می‌شود. در این بخش با اصول ارجاع کار به دارالترجمه‌ها آشنا می‌شوید
فرصت کافی برای ترجمه و تأیید اسناد و مدارک خود در نظر بگیرید (بین ۴ تا ۵ روز با تاییدات کامل با توجه به ایام تعطیل، حجم کار دارالترجمه مورد نظر، و ضرب‌الاجل تحویل ترجمه به مراجع مربوطه)
نکته ۱: اخذ برخی گواهی‌ها مانند گواهی عدم سوء پیشینه به دو تا سه هفته زمان نیاز دارد. این مدت زمان را در برنامه زمان‌بندی خود لحاظ کنید.
نکته ۲: نظر به این که اصل مدارک جهت اخذ تأییدیه دادگستری و امور خارجه ارسال می‌گردد، در صورتی که مدارک توسط دارالترجمه جهت تأیید ارسال شده باشند، مشتری نمی‌تواند اصل مدارک خود را تا قبل از تاریخ تحویل ترجمه از دارالترجمه دریافت نماید. بنابراین، اگر احتمال می‌دهید که در طول مدت ترجمه به اصل سند یا مدرک خود نیاز پیدا کنید حتماً موارد را با متصدی دارالترجمه هماهنگ کنید.
اصل کلیه اسناد و مدارکی که قرار است ترجمه شوند را با خود بردارید.
نکته ۱: نوع اسناد و مدارکی که نیاز به ترجمه دارند و تعداد نسخه‌های لازم را از مرجعی که قرار است ترجمه‌ها را به آن تحویل دهید سؤال کنید تا متحمل هزینه‌های اضافی نشوید.
نکته ۲: برخی اسناد و مدارک (اسناد یا مدارک ضمیمه) برای تأیید برخی اسناد و مدارک دیگر لازمند. به عنوان مثال، اگر بخواهید فقط سند ازدواج را ترجمه کنید، حتماً باید شناسنامه یکی از زوجین را نیز به دفتر دارالترجمه ارائه دهید. برای اطلاع از اسناد و مدارک ضمیمه که جهت تأیید اسناد و مدارک دیگر لازمند به بخش شرایط تأیید اسناد و مدارک مراجعه نموده و یا با شماره تلفن‌های دارالترجمه رسمی ارکیدتماس بگیرید.
نکته ۳: تأیید برخی اسناد و مدارک توسط دادگستری یا امور خارجه مستلزم آن است که قبلاً سند یا مدرک به تأیید مرجع صادر کننده رسیده باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص به بخش شرایط تأیید اسناد و مدارک مراجعه نموده و یا با شماره تلفن‌های دارالترجمه رسمی ارکیدتماس بگیرید.
نکته ۴: مترجم رسمی موظف است عین سند یا مدرک ارائه شده از سوی مشتری را به زبان مورد نظر ترجمه کند. بنابراین، هرگز از مترجمین رسمی درخواست نکنید که کلمه‌ای را هنگام ترجمه حذف یا اضافه کنند. اگر اشکالی در سند یا مدرک شما وجود دارد حتماً قبل از مراجعه به دارالترجمه اشکال مورد نظر را از طریق مراجعه به مرجع صادر کننده سند یا مدرک اصلاح کنید. به عنوان مثال، اگر پسوند نام یا تعداد فرزندان در شناسنامه درست درج نگردیده، قبلاً به اداره ثبت رجوع و اشکال مربوطه را رفع کنید.
مشخص کنید که به چند نسخه ترجمه نیاز دارید. سپس به همان تعداد از کلیه صفحات اسناد و مدارکی که قرار است ترجمه شوند کپی خوانا و تمیز تهیه کنید (مثلاً اگر می‌خواهید شناسنامه شما در ۵ نسخه ترجمه شود، از کلیه صفحات آن ۵ نسخه کپی بگیرید).
نکته: برخی دارالترجمه‌ها ممکن است به منظور جلوگیری از احتمال تقلب یا جعل، کپی‌های تهیه شده توسط مشتریان را قبول نکنند. لذا بهتر است در این خصوص قبلاً با دارالترجمه مورد نظر مشورت کنید. در دارالترجمه رسمی ارکیدکپی‌های تهیه شده توسط مشتری قابل قبول بوده و توسط متصدیان مربوطه به دقت با اصل اسناد و مدارک مطابقت داده خواهند شد.
هجی کلیه اسامی خاص (اعم از نام افراد یا شرکت‌ها) را دقیق و خوانا یادداشت کنید و به همراه اسناد و مدارک به متصدی دارالترجمه تحویل دهید. هجی اسامی افراد باید با توجه به هجی به کار رفته در گذرنامه آنها، و اسامی شرکت‌ها باید با توجه به هجی به کار رفته در سربرگ، کارت بازرگانی، یا سایت شرکت نوشته شود. توجه داشته باشید که اسامی افراد باید دقیقاً مطابق با هجی به کار رفته در گذرنامه آنها باشد (حتی اگر به اعتقاد مشتری نادرست باشد).
نکته ۱: در مورد اسامی دو قسمتی (مانند علیرضا یا تقی‌پور) دقت کنید که آیا دو قسمت اسم در گذرنامه مجزا نوشته شده‌اند یا به صورت پیوسته. به عبارت دیگر آیا علیرضا به صورت Ali Reza نوشته شده یا Alireza. ضمناً به حروف بزرگ و کوچک نیز دقت کنید. در صورت عدم اطمینان، کپی گذرنامه خود و کلیه دیگر افرادی که قرار است مدارکشان ترجمه شوند را به دارالترجمه تحویل دهید.
نکته ۲: اگر گذرنامه ندارید یا در مورد هجی اسامی خاص مطمئن نیستید از متصدی دارالترجمه بخواهید که هجی اسامی طبق نظر مترجم نوشته شود.
نوع تأییدیه‌های لازم را مشخص کنید. برخی مراجع داخلی و سفارتخانه‌ها ترجمه‌ای که توسط مترجم رسمی قوه قضاییه انجام و توسط وی مهر و امضا شده باشد را به عنوان ترجمه رسمی می‌پذیرند، اما اکثر آنها ارباب رجوع را موظف می‌کنند که ترجمه را همراه با تأیید دادگستری و در برخی موارد با تأیید وزارت امور خارجه تحویل نماید. بنابراین، قبل از تحویل اسناد و مدارک خود به دارالترجمه، با مرجعی که قرار است ترجمه‌ها را دریافت کند تماس بگیرید و ببینید چه نوع تأییدی را لازم دارد. به عبارت دیگر، آیا ترجمه با مهر و امضای مترجم کفایت می‌کند یا حتماً باید به تأیید دادگستری و امور خارجه نیز برسد.
نکته: به طور کلی مدارکی که از زبان فارسی به زبان خارجی ترجمه می‌شوند باید ابتدا به تأیید دادگستری و سپس به تأیید امور خارجه برسند. در مورد مدارک خارجی روال کار برعکس است. به عبارت دیگر، مدرک خارجی باید ابتدا توسط امورخارجه تأیید و پس از ترجمه رسمی بر روی سربرگ قوه قضاییه، به تأیید دادگستری برسد. معمولاً دارالترجمه‌ها هزینه‌ای بابت تأیید مدارک توسط دادگستری از مشتری اخذ نمی‌کنند، اما تأیید هر مدرک توسط امور خارجه هزینه جداگانه دارد که باید توسط مشتری پرداخت شود.
هنگام تحویل دادن مدارک به متصدی دارالترجمه حتماً قبض رسید دریافت کنید. دقت کنید که نام و تعداد اسناد و مدارک شما به دقت در رسید مذکور درج شده باشد.
نکته: در حفظ و نگهداری رسید دارالترجمه دقت کنید. معمولاً دارالترجمه‌ها اسناد و مدارک را به آورنده قبض تحویل می‌دهند. لذا در صورتی که قبض رسید را گم کردید، بلافاصله موضوع را به دارالترجمه اطلاع دهید. زمانی که دارالترجمه رسید را دریافت می‌کند (حتی اگر رسید توسط شخصی غیر از شما به دارالترجمه تحویل شود) دیگر مسئولیتی در قبال شما نخواهد داشت.
هنگام تحویل گرفتن ترجمه مدارک خود از دارالترجمه حتماً نوع و تعداد اصل اسناد و مدارک و تعداد نسخه‌های ترجمه شده را به دقت کنترل کنید. زمانی که رسید را به دارالترجمه تحویل می‌دهید به منزله آن است که کلیه اسناد و مدارک خود را به همراه ترجمه آنها دریافت نموده‌اید، لذا هیچ گونه اعتراض بعدی شما در مورد کم بودن تعداد نسخه‌های ترجمه شده یا گم شدن سند یا مدرک مسموع نخواهد بود.
هنگام تحویل گرفتن ترجمه مدارک خود از دارالترجمه حتماً هجی اسامی خاص، تاریخ تولدها، شماره‌ها، و اعداد و ارقام را به دقت کنترل کنید. در صورت وجود هر گونه اشتباه موارد را به اطلاع متصدی مربوطه برسانید تا جهت رفع اشکال اقدام نماید. در صورت جزئی بودن اشکال، مترجم رسمی می‌تواند در حاشیه ترجمه توضیح بدهد و مورد اشکال را تصحیح نماید. در این صورت، حتماً مهر و امضای مترجم رسمی باید ذیل توضیح مندرج در حاشیه متن مجدداً درج شود. در صورتی که اشکال جزئی نباشد ترجمه مجدداً با اعمال اصلاحات لازم پرینت گرفته شده و جهت اخذ تأییدیه‌های لازم به دادگستری و امور خارجه ارسال می‌گردد.